Instrucciones para la eliminación de datos
Este documento explica cómo solicitar la eliminación de datos asociados al uso de nuestra solución de mensajería por WhatsApp (incluyendo automatizaciones/IA), ya sea como Cliente (negocio) o como Usuario final que conversa con un negocio que utiliza nuestra tecnología.
Contacto para solicitudes: info@oktopusconsulting.com
1. Qué datos pueden eliminarse
Según el caso, podemos eliminar o anonimizar:
- Registros de conversaciones y mensajes procesados por nuestra solución.
- Datos de configuración del Cliente (por ejemplo: nombre del negocio, horarios, servicios, precios) si forman parte del servicio.
- Datos técnicos asociados a la integración, cuando corresponda, y registros de diagnóstico dentro de los límites razonables y legales.
Nota: Algunos datos podrían conservarse durante más tiempo si existe una obligación legal , por motivos de seguridad o para resolver incidencias . En esos casos, intentaremos limitar el acceso y la retención al mínimo necesario.
2. Cómo solicitar la eliminación
Para solicitar la eliminación, envía un correo electrónico a: info@oktopusconsulting.com
2.1. Información que debes incluir
En el correo electrónico, incluye:
- Asunto: “Solicitud de eliminación de datos”.
- Tipo de solicitante: Cliente (negocio) o Usuario final.
- Identificación mínima: nombre del negocio o nombre del solicitante (según aplique).
- Número de WhatsApp involucrado: el número del negocio (y/o el número del usuario) con el que se mantuvo la conversación, si lo conoces.
- Qué deseas eliminar: por ejemplo “toda la conversación”, “datos de configuración del negocio”, “registros asociados a mi número”, etc.
- Rango de fechas aproximado de los mensajes (si lo sabes), para acelerar la localización.
2.2. Verificación
Para proteger tu información, podríamos solicitar una verificación adicional (por ejemplo, confirmar que eres propietario/administrador del negocio o que controlas el número de teléfono relacionado).
Si no podemos identificar de forma razonable los datos asociados a la solicitud, pediremos información adicional estrictamente necesaria para localizarlos.
3. Conservación, respuesta y ejecución de la solicitud
Oktopus Consulting conserva, con carácter general, las conversaciones, mensajes y registros técnicos asociados durante un periodo máximo de 90 días, salvo que resulte necesario conservar determinados datos durante más tiempo por obligación legal, seguridad, prevención del fraude, resolución de incidencias o defensa ante reclamaciones.
Responderemos a las solicitudes de eliminación en el plazo máximo de un mes desde su recepción. Este plazo podrá ampliarse hasta dos meses adicionales cuando resulte necesario debido a la complejidad o al número de solicitudes. En ese caso, informaremos al solicitante dentro del primer mes, indicando los motivos de la ampliación.
Cuando la solicitud sea procedente, los datos serán eliminados o anonimizados sin dilación indebida. Si la solicitud no pudiera atenderse total o parcialmente, se informará al solicitante de los motivos y, cuando corresponda, del periodo de conservación aplicable.
4. Si conversas con un negocio que utiliza smart Booking
Cuando un Usuario final conversa con un negocio que utiliza smart Booking, dicho negocio será normalmente el responsable del tratamiento. Oktopus Consulting actuará, con carácter general, como encargado del tratamiento, procesando los datos conforme a las instrucciones del negocio y a las condiciones contratadas. Por ello:
- Recomendamos solicitar primero la eliminación directamente al negocio .
- Si el negocio trabaja con nuestra solución, también puedes escribirnos a info@oktopusconsulting.com para que evaluemos tu solicitud.
- Puedes bloquear el número del negocio en WhatsApp para detener futuras comunicaciones.
Cuando Oktopus Consulting actúe como encargado del tratamiento, podrá trasladar la solicitud al negocio responsable o actuar siguiendo sus instrucciones.
5. Confirmación de la solicitud
Tras recibir tu solicitud, confirmaremos su recepción por correo electrónico y te informaremos del resultado de la gestión: eliminación, anonimización, traslado al negocio responsable o conservación parcial cuando exista una obligación legal, una necesidad de seguridad o un motivo legítimo aplicable.
Si necesitas más información sobre el tratamiento de datos, consulta nuestra Política de Privacidad